Przejdź do głównej treści
Man works on Contract in office

Przykład użycia

Cyfrowe zarządzanie umowami

Dlaczego zarządzanie umowami? Cyfrowy proces zarządzania umowami wspiera cały cykl życia klienta. Obejmuje wszystkie etapy, które przetwarzają dane zawarte w umowach, lub ich wymagają.

Zarządzanie umowami w JobRouter® łączy informacje i źródła, usprawnia etapy pośrednie oraz przypisuje szablony i załączniki wszystkim zangażowanym stronom. Wiążą się z tym procesy, które z kolei obejmują zarządzanie dostawcami, sprzedawcami, partnerami, klientami lub pracownikami. Zarządzanie umowami dotyczy zatem nie tylko kontraktów, ale także wszystkich zaangażowanych interfejsów. Płynna wymiana informacji w zautomatyzowanym, cyfrowym procesie zarządzania ostatecznie pomaga namacalnie i trwale zwiększyć efektywność Twojej firmy.

Po utworzeniu, podpisaniu i złożeniu umów proces zarządzania umowami zapewnia przejrzysty wgląd w dane. W końcu umowy często mają daty końcowe, w których muszą zostać rozwiązane, odnowione lub zmienione. Często takie terminy nie zostają dopilnowane, co wtedy? W najlepszym wypadku nic się nie dzieje. W najgorszym przypadku firma ponosi nieplanowane i niechciane koszty. Cyfrowe zarządzanie umowami ma zatem zasadnicze znaczenie dla terminowego przypominania o zobowiązaniach.

Platforma cyfryzacji JobRouter® oferuje szeroką gamę funkcji i modułów, które pomogą Ci zarządzać umowami i osiągnąć doskonałość operacyjną. Platforma umożliwi:

  • Automatyczne generowanie umów.
  • Centralne zarządzanie i archiwizowanie umów.
  • Automatyczne przechwytywanie danych.
  • Monitorowanie ważnych terminów.
  • Przypisywanie uprawnień.
  • Wyszukiwanie treści umów za pomocą słów kluczowych.
  • Automatyczne wysyłanie przypomnieńlub powiadomień.
  • i wiele więcej!

Cyfrowe zarządzanie umowami nie tylko poprawia przejrzystość pracy, ale także pomaga zaoszczędzić prawdziwe pieniądze. Z nami stworzysz biuro bez papieru!

Procesy w cyfrowym zarządzaniu umowami - przykłady

Archiwizacja umów

Zeskanowane umowy są rejestrowane wraz ze wszystkimi ważnymi metadanymi. Obejmuje to na przykład; numer umowy, rodzaj umowy, data rozpoczęcia, czas trwania, data zakończenia umowy, terminy, przypomnienia, koszty i wiele innych wartości.

Załączniki

Czasami konieczne jest dołączenie do umowy dodatkowych dokumentów. Nie ma znaczenia, czy są to przedłużenia umowy, korespondencja e-mailowa, czy np. plik zip. Wszystkie dokumenty można zapisać w JobRouter® w sposób zabezpieczony przed audytem w odpowiednim archiwum.

Zarządzanie uprawnieniami

Do każdej umowy można przypisać trzy różne uprawnienia: Właściciel, osoba odpowiedzialna i przeglądający. Nadają one różne prawa dostępu do konkretnych dokumentów.

Uwagi

Do każdej umowy możesz dołączać indywidualne komentarze i opatrzyć je znacznikiem czasu jako swojego rodzaju „notatką”.

Przypomnienie e-mailem

JobRouter® informuje Cię drogą mailową o wszystkich umowach, gdy zbliża się ich automatyczne odnowienie. Dzięki temu możesz śledzić aktualne umowy i nieprzegapiając żadnych ważnych terminów.

Wysyłanie umów

JobRouter® umożliwia również wysyłanie umów i załączników za pomocą formularza. Nie jest do tego wymagany klient pocztowy, wysyłanie odbywa się wyłącznie za pośrednictwem JobRouter®. Dodatkowo platforma cyfryzacji rejestruje, kto i kiedy otrzymał jakie dokumenty.

Wysyłanie wypowiedzeń

Proces ten umożliwia wszystkim użytkownikom posiadającym odpowiednie uprawnienia, stworzenie zawiadomienia i przesłanie go w formacie PDF do partnera kontraktowego. Opcjonalnie, powiadomienie można również dołączyć do umowy w formacie PDF jako załącznik.

Korzyści

Cyfrowe zarządzanie umowami

  • Większa przejrzystość, zgodność, bezpieczeństwo i kontrola
  • Archiwizacja przetestowana podczas audytów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi
  • Koniec z niedopatrzonymi upływającymi terminami,  z JobRouter® możesz łatwo śledzić ważne daty
  • Jeden punkt kontaktowy dla wszystkich dokumentów
  • Zmniejszone koszty dzięki przypomnieniom o terminach wypowiedzenia
do góry