Automatisierte Verarbeitung von Spesenabrechnungen mit JobRouter® Digital Process Automation

Zielsetzung war, neben der Verbesserung der Anwenderfreundlichkeit, die Reduzierung der Kosten für Wartung und Betrieb, die Anpassung an die allgemeine Prozessstruktur, aber vor allem auch die Zeiteinsparung bei der Erfassung der Genehmigung sowie der Finanzbuchhaltung.

Hierzu wurde ein System benötigt, das flexibel gestaltbar ist und vor allem selbst konfiguriert und administriert werden kann. Es sollten neben benötigten Standardfunktionalitäten (Anforderungen der Finanzverwaltung) auch individuelle Regelungen, wie z.B. ein Mindestbetrag pro Spesenabrechnung, festgelegt werden. 
Während im Altsystem nur die Erfassung und die anschließende Buchung durch die Finanzbuchhaltung möglich war, sollte der neue Prozess nun mit einem Workflow hinterlegt werden, der den speziellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und jederzeit angepasst werden kann.

Da Metzler das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter® bereits erfolgreich für verschiedene Prozesse einsetzt, wurde beschlossen, ebenfalls die Spesenabrechnungen über JobRouter® abzuwickeln. Neben der Entlastung der FiBu sollte für den Erfasser eine Spesenabrechnung möglichst einfach sein.

Der Prozess kann über den Schritt „Spesenabrechnung erstellen“ von jedem Mitarbeiter gestartet werden. Dabei kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung für sich selbst oder für andere Kollegen erfassen.

Einfache Erfassung der Belege

Zunächst wird per Kalender der Reisebeginn sowie das Reiseende gewählt und in einem Freitextfeld der Reisezweck und das Ziel erfasst. Die zu erfassenden Spesenpositionen sind in Spesenkategorien unterteilt. Zur Verfügung stehen allgemeine Spesen, Bewirtungen, Geschenke, Hotelkosten, Kilometer-, Übernachtungs- und Verpflegungspauschale. Abhängig von der zuvor ausgewählten Spesenkategorie, steht in einer weiteren Spalte eine Auswahlliste der Spesenarten zur Verfügung. Für die Spesenkategorie „Allgemeine Spesen“ stehen beispielsweise Taxi-, Bahnfahrten, Flüge etc. zur Auswahl.

Die Inhalte der Auswahllisten wurden anhand der besonderen Anforderung von Metzler definiert. Entsprechend der Spesenkategorie müssen verschiedene Daten erfasst werden, daher wurde pro Kategorie eine individuelle Erfassungsmaske angelegt und entsprechende Pflichtfelder definiert. In den sogenannten Spesendetails können dann entsprechende Informationen wie z. B. Betrag, gefahrene Kilometer, Spesenpauschalen, Währung usw. eingegeben werden. Im Falle von ausländischer Währung wird der erstattungsfähige Betrag über einen hinterlegten Wechselkurs automatisch umgerechnet.

Im Erfassungsdialog sowie in den Eingabemasken der einzelnen Spesenkategorien stehen dem Erfasser kontextintensive Anleitungen und Hilfedokumente, wie z.B. Gesetzesauszüge, interne Arbeitsanweisungen und Anwenderhandbücher zur Verfügung.

Dort kann nachgeschlagen werden, wenn beispielsweise Unklarheit über die richtige Spesenart oder -kategorie besteht oder wenn man wissen möchte, wie und in welcher Reihenfolge der Erfassungsdialog auszufüllen ist. Wird die Erfassung nicht vom Reisenden selbst, sondern z.B. durch ein Sekretariat vorgenommen, erhält der Reisende die erstellte Abrechnung über einen Prozessschritt zur Prüfung und Freigabe.